Pudełka do butów pełne paragonów – i tak przez siedem lat… Holenderscy przedsiębiorcy mają do dyspozycji wiele korzystnych rozwiązań, pozwalających zredukować sumę płaconą urzędowi skarbowemu.

Ostatnio pisaliśmy o (legalnym!) sposobie na zmniejszenie podatku dochodowego dla zzp’erów, teraz kolej na koszty prowadzenia działalności. (tutaj link artykułu http://mojaholandia.nl/artykul/prowadzisz-firme-w-holandii)

Dla nikogo nie będzie chyba niespodzianką informacja, że firmowe wydatki obniżają wysokość dochodów przedsiębiorstwa. Innymi słowy – że jeśli zarobiliśmy 1000 euro, wydając przy tym 100 euro, to nasz dochód wyniesie 900 euro. Proste? Proste. A czy obliczenia dalej będą takie przyjemne, jeśli do naszego 1000 euro trzeba będzie doliczyć 21% podatku VAT, a wydane 100 euro będzie obejmować podatek VAT?

Kiedy można właściwie odliczyć koszty np. ukończonego kursu?

I jak Belastingdienst kontroluje nasze wydatki?

Koszty, które można odliczyć częściowo lub całkowicie
Urząd skarbowy definiuje koszty firmowe jako koszty poniesione w celu zapewnienia funkcjonowania firmy i bezpośrednio z nią związane. Inspektorzy nie oceniają, czy strategia przyjęta przez przedsiębiorcę jest ich zdaniem sensowna, chyba że koszty będą bardzo wysokie w stosunku do zysku lub trudno będzie wykazać przydatność wydatków dla firmy (np. paragon za usługi fryzjerskie dla hydraulika).

Załóżmy jednak, że nasze zakupy nie budzą żadnych wątpliwości – tłumaczka kupuje fachowy słownik, doradca podatkowy płaci za wynajem biura. W takim przypadku można odliczyć od dochodów całość poniesionych kosztów bez podatku VAT (tzw. aftrekbare kosten).

Są jednak i wydatki, które można odliczyć tylko częściowo (gemengde kosten), ponieważ służą one nie tylko firmie, ale także osobie prowadzącej działalność. Co do nich należy?

Na przykład koszty kolacji z klientem czy też koszty uzyskania dyplomu, który przyda się także poza firmą, np. prawa jazdy. Belastingdienst zaznacza tu jednak, że jeśli korzyść prywatna przeważa nad biznesową, to koszty w ogóle nie podlegają odliczeniu.

W przypadku wydatków mieszanych można zastosować dwie metody odliczenia: albo za każdym razem odliczać 73,5% jako wydatek służbowy (a pozostałe 26,5% jako wydatek prywatny), albo odliczyć 100% wydatków powyżej 4500 euro.

Na stronie Belastingdienst można zapoznać się z tabelką ukazującą, jaki procent wydatków można odliczyć (w języku niderlandzkim).

Wydatki firmowe a VAT
Pozostaje nam jeszcze jedno zagadnienie – podatek VAT, znany także jako BTW lub omzetbelasting. Jako przedsiębiorcy w większości przypadków mamy obowiązek składać kwartalną deklarację VAT.

Jeśli do naszych zakupów doliczono VAT, to odejmujemy go w deklaracji podatkowej, a w kosztach firmowych ujmujemy jedynie wartość zakupów netto. Dla przykładu: firma sprzedała w danym kwartale krzesła za 5000 euro, doliczając podatek VAT w wysokości 1050 euro (21%). Wydaliśmy jednak na materiały 1000 euro, z czego 210 euro to podatek, a 790 – cena netto. Zapłacimy więc Urzędowi Skarbowemu 1050 – 210 euro = 840 euro, a dochody firmy wyniosą 5000 – 790 = 4210. I od tej zasady istnieją jednak wyjątki – nie wolno nam odliczyć podatku VAT, m.in. jeśli sami jesteśmy zwolnieni od płacenia tego podatku.

Jak się w tym wszystkim połapać?

Istnieją trzy sposoby – po dokładnym zapoznaniu się z przepisami można samodzielnie zapisywać i odliczać poniesione koszty.

Drugim rozwiązaniem jest skorzystanie ze specjalnej aplikacji na smartfona. Mamy pewność, że kiedy przyporządkujemy koszty do odpowiednich kategorii, program sam obliczy, jaka część wydatku podlega odliczeniu.

Bezpłatne Gekko Bonnen pozwala dodatkowo zrobić zdjęcia paragonów i dołączyć je do opisu. Wskazówka: warto upewnić się, że aplikacja jest dostosowana do wymagań Belastingdienst!

Jeśli nie mamy ochoty zajmować się administracją, warto też rozważyć skorzystanie z usług księgowego. Opłaty (często rzędu kilkuset euro rocznie) mogą okazać się niższe niż podatek, który byśmy zapłacili, nie wykorzystując możliwości.

Jeśli księgowy pobiera opłatę od godziny pracy, warto dostarczyć mu uporządkowany przegląd wydatków, a nie słynne wśród księgowych pudełko po butach pełne paragonów.
I na koniec jeszcze jedna uwaga: dokumentację związaną z wydatkami firmowymi należy przechowywać, podobnie jak faktury i całość administracji, przez siedem lat.