Po co komu ewidencja służbowych kilometrów?

Jeśli masz własną firmę, to może się wydawać, że „kilometrówka” nie jest ci potrzebna – nie będziesz przecież rozliczać się z szefem za zużyte paliwo, a sam doskonale wiesz, gdzie i kiedy jeździsz.

W niektórych przypadkach taka ewidencja nie będzie konieczna, np. kiedy jeździsz dostawczakiem tylko w celach służbowych albo płacisz dodatkową opłatę, tzw. bijtelling.

Kiedy ewidencja może jednak się przydać?

Samochód na firmę a prywatne przejazdy

Kto zarejestrował samochód na firmę, a używa go w celach prywatnych, musi płacić tzw. bijtelling, obliczany jako procent katalogowej ceny auta.

Opłata ta może sięgać nawet kilku-kilkunastu tysięcy euro rocznie w zależności od ceny samochodu i emisji CO2 do atmosfery.

Holenderski Urząd Skarbowy daje jednak przedsiębiorcom możliwość uniknięcia płacenia – pod warunkiem, że rocznie „zrobiliśmy” prywatnie nie więcej niż 500 kilometrów.

Aby to udowodnić, należy prowadzić ewidencję przejechanych kilometrów. Przedsiębiorca, który nie spełnia tych wymagań, może w razie kontroli dostać wysoki mandat.

Samochód prywatny używany służbowo

Jeśli decydujemy się na odwrotne rozwiązanie – korzystanie z prywatnego auta w celach służbowych, to ewidencja przejechanych kilometrów posłuży nam w dwóch przypadkach.

Po pierwsze, każdy przejechany „firmowy” kilometr to 0,19 euro, które możemy wrzucić w koszty prowadzenia działalności. Po drugie, we własnej deklaracji VAT można częściowo odliczyć koszty napraw, benzyny czy podatek drogowy – w takiej proporcji, w jakiej jeździliśmy służbowo.

Jeśli np. przejechaliśmy rocznie 9000 kilometrów służbowo, a tylko 1000 prywatnie, to będziemy mogli odliczyć aż 90% zapłaconego podatku VAT (btw).

Jak powinna wyglądać „kilometrówka”?

Ewidencja przejechanych kilometrów musi zawierać następujące informacje:

• Marka samochodu

• Model samochodu

• Numer rejestracyjny samochodu

• Okres użytkowania samochodu

• Informacje dotyczące poszczególnych przejazdów – stan licznika na początku i na końcu przejazdu, dokładne adresy, a w razie np. objazdów – dodatkowe objaśnienia
Rozwiązania:
Istnieje wiele sposobów prowadzenia kilometrówki.

inne porady dla firm ZZP w Holandii tutaj: Porady dla ZZP

Jak zwykle możemy zadowolić się samodzielnie arkuszem w Excelu, sięgnąć po jedną z wielu dostępnych na rynku aplikacji (m.in. Easy Rit Registratie, Gekko Ritten czy RouteReg) lub nawet wbudowany w auto GPS, zatwierdzony przez Belastingdienst.

W tym ostatnim wypadku koszty będą jednak sporo wyższe.